Privacy Policy
The website is operated by: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina (Frederic Chopin Institute), hereinafter referred to as the “Institute”.
The operator of the website acts in the capacity of the controller of personal data provided, on a voluntary basis, by the users while establishing accounts, while taking advantage of the services provided or while taking advantage of various marketing campaigns that may be conducted by the operator (such as contests, newsletters, etc.).
Personal data provided by the users in order to take advantage of the services rendered are relied upon while activating and while rendering such services. The tasks performed with the use of the data provided include, in particular, the following:
The website collects information about users and their behaviors in the following manner:
Personal data are processed pursuant to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (OJ L 119), hereinafter referred to as GDPR, with the provisions of the Act on the Provision of Electronic Services and of other applicable legal regulations taken into consideration.
Personal data controller. Details of the personal data controller: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina with its registered office in Warsaw, at ul. Tamka 43, NIP (Tax ID): 525-22-14-269, entered into the Register of Institutions of Culture under the number 51/2001.
Data protection officer. The Controller has appointed a Data Protection Officer who may be contacted in writing via:
No obligation to provide personal data. The Institute wishes to inform that unless the wording of the specific forms provides otherwise (e.g. by stating that the provision of data is voluntary), the services provided by the Institute cannot be taken advantage of on an anonymous basis or with the use of pseudonyms.
In order to create a customer account and sign up for the Institute's services, one has to create a login and provide the following data:
Individuals not conducting any business activity
Types of data processed, objectives and legal basis for processing the data by the Institute and expected retention period
| Type of data | Purpose of processing | Legal basis | Retention period |
|---|---|---|---|
| Obligatory data | Maintaining the customer’s account, providing the services ordered, establishing contact in connection with the performance of services | Article 18(1) of the Act on Provision of Electronic Services; Article 6(1)(b) GDPR (data is indispensable in order to perform the agreement) | Until the customer’s account is deleted |
| Seeking the satisfaction of or defense against potential claims | Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) | Until the expiry of the limitation period for claims, if any | |
| Marketing and direct marketing of the Controller’s products and services, including customer satisfaction surveys, etc. | Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) | Until an objection is filed | |
| Submitting commercial information electronically | Article 6(1)(a) GDPR | Until the consent is withdrawn or an objection is filed | |
| Processing data for the purposes of the Facebook fanpage of the National Frederic Chopin Institute and the Frederic Chopin Museum | Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest). The data are controlled jointly by the Institute and by Facebook. | Until an objection to their processing is filed | |
| Compulsory data required to perform orders, including, in particular: - Bank account from which the payment was made - Data included in the bills (VAT invoices) issued | Order/service-related settlements | Article 18(2) of the Act on Provision of Electronic Services; Article 6(1)(b) GDPR (data is indispensable in order to perform the agreement) | Until the expiry of the limitation period for claims, if any |
| Performing legal obligations related to accounting | Article 6(1)(c) GDPR (performance of legal obligations related to accounting) | ||
| Seeking the satisfaction of or defense against potential claims | Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) | Until the expiry of the limitation period for claims, if any | |
| Data contained in correspondence exchanged with the Controller (in contact forms, via the submission system, e-mail, chats, traditional mail) | Exchanging correspondence, handling reports, requests, queries or complaints; presenting the wording of representations or requests submitted by a given data subject | Article 6(1)(c) GDPR (performance of legal obligations in connection with answering requests of data subjects); Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) | Until the expiry of the limitation period for claims, if any |
| Seeking the satisfaction of or defense against potential claims | Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) | Until the expiry of the limitation period for claims, if any | |
| All aforementioned types of personal data processed by the Controller with the use of IT systems | Making and storing backup copies; ensuring ability to permanently ensure confidentiality, integrity, availability and resilience of systems and processing services; ensuring ability to quickly restore availability of personal data and access thereto in the event of a physical or technical event | Article 6(1)(c) in conjunction with Article 32(1)(b) and (c) GDPR (performance of legal obligations related to ensuring security, integrity and availability of data) | Pursuant to the internal backup creation time schedule |
Personal data will be stored for periods longer than those specified in the table if this results from applicable legal regulations.
Right to withdraw consent. Where the Controller processes personal data based on consent, such consent may be withdrawn at any time. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing performed prior to its withdrawal.
Rights of data subjects concerning the processing of their personal data. Data subjects may exercise the following rights in connection with their personal data:
A data subject may exercise the above rights by contacting the Controller via any of the channels presented above. The same applies to the withdrawal of consent. When contacting via means of distance communication, the Controller may require that personal data be provided in order to identify the data subject.
Data recipients. Data may be disclosed to entities operating to the order of the Controller or performing services for the benefit of the Controller, including, in particular:
Data may also be disclosed to:
Right to complain. The data subject has the right to lodge a complaint with the supervisory authority – the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) if they believe that their personal data are processed in violation of applicable laws.
The Operator uses various measures to protect personal data. These include, in particular:
User passwords are not stored in the database in an unencrypted form. They are also not encrypted in a reversible manner.
Transmission of data from log-in sites and data forms is protected (SSL certificate).
The Operator protects data against loss (e.g. disk arrays, regular backup copies).
The Operator applies adequate fire protection measures at data processing locations (e.g. special fire suppression systems).
The Operator applies adequate protection measures to data processing systems to protect against power outages (e.g. redundant power supply lines, power generators, uninterruptible power supply systems).
The Operator applies physical protection measures to prevent access to data processing locations (e.g. access control, CCTV).
The Operator ensures that servers, as elements of the data processing system, operate under adequate environmental conditions (e.g. environmental controls, specialized air conditioning systems).
The Operator applies organizational solutions to ensure the highest possible level of protection and privacy (training, internal regulations, password policies, etc.).
The Operator has appointed a Data Protection Officer.
The website uses cookie files.
Cookie files contain IT data. They usually have the form of text files that are stored on the website user’s device and are intended to assist in using the website. Cookies usually contain the name of the website from which they originate, information on their storage period on a given device, as well as a unique number.
The Operator of the website acts as the entity placing cookies on the website user’s end device and having access to such cookies.
Cookies are used for:
The website uses two main types of cookie files: “session” cookies and “persistent” cookies. Session cookies are temporary files that are stored on the end user’s device until the user logs out, leaves the website or shuts down their Internet browser. Persistent cookies are stored on the end user’s device for the duration specified in the cookie parameters or until they are deleted by the user.
Software used for browsing websites (Internet browser) usually accepts, by default, cookie files that are stored on the user’s device. Website users may change their browser’s cookie settings. The Internet browser allows them to delete cookie files. Cookies may also be blocked automatically. Detailed information on these options can be found in the browser’s Help section or documentation.
Please be advised that any restrictions on the use of cookies may affect some of the functionalities available on this website.
Cookie files stored on the website user’s device may also be used by entities cooperating with the website Operator. These include, in particular: Google (Google Inc., USA), Facebook (Facebook Inc., USA), Twitter (Twitter Inc., USA).
The Operator analyzes website traffic using the Google Analytics service.
The Operator uses remarketing, meaning that advertising networks may display advertisements tailored to the user’s behavior shown while using the website. Such activities may only be performed if the browser supports cookies.
Regarding user preferences collected by the Google ad network through cookies, the user can view and edit information derived from cookies using the tool at: https://www.google.com/ads/preferences/
If the user does not wish to receive cookie files, they may change their browser settings accordingly. Please note that disabling cookies that are required for authentication purposes, as well as for ensuring proper levels of security and for storing the user’s preferences, may hinder, and in extreme cases prevent, the use of websites.
To manage your cookie settings, select your Internet browser from the list below and follow the instructions:
Mobile devices:
Operatorem serwisu jest: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina, zwany dalej „Instytutem”.
Operator jest Administratorem danych osobowych w odniesieniu do danych podanych dobrowolnie przez użytkowników podczas zakładania usług, podczas używania usług lub przy korzystaniu z różnego rodzaju akcji marketingowych, które mogą być prowadzone przez Operatora (np. konkursy, newslettery itp.).
Dane podawane przez użytkowników w celu korzystania z usług są używane w procesie ich uruchamiania i świadczenia. Obejmuje to przede wszystkim takie działania, jak:
Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniach w następujący sposób:
Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych), zwanego dalej RODO, z uwzględnieniem przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Administrator danych osobowych. Administratorem danych osobowych jest: Narodowy Instytut Fryderyka Chopina z siedzibą w Warszawie, ul. Tamka 43, posiadający NIP: 525-22-14-269, wpisany do Rejestru Instytucji Kultury pod nr 51/2001.
Inspektor ochrony danych. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pisemnie, za pomocą:
Dobrowolność podania danych osobowych. Instytut informuje, że o ile nic innego nie wskazano w treści poszczególnych formularzy (np. poprzez informację, że podanie danych jest dobrowolne), z usług Instytutu nie można korzystać anonimowo lub z wykorzystaniem pseudonimu.
Do założenia konta klienta w celu zamawiania usług Instytutu niezbędne jest utworzenie loginu oraz podanie:
Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej
Rodzaje przetwarzanych danych, cele, podstawa prawna przetwarzania danych przez Instytut oraz przewidywany okres przechowywania
| Rodzaj danych | Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Dane obowiązkowe | Utrzymywanie konta klienta w serwisie, świadczenie zamawianych usług, zapewnienie kontaktu w związku z wykonaniem usług | Art. 18 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną; Art. 6 ust. 1 pkt b) RODO (niezbędność dla wykonania umowy) | Do momentu usunięcia konta klienta |
| Dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń | Art. 6 ust. 1 pkt f) RODO (prawnie uzasadniony interes) | Do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń | |
| Marketing oraz marketing bezpośredni produktów lub usług Administratora, w tym badania satysfakcji Klienta itp. | Art. 6 ust. 1 pkt f) RODO (prawnie uzasadniony interes) | Do momentu wyrażenia sprzeciwu | |
| Wysyłanie informacji handlowej drogą elektroniczną | Art. 6 ust. 1 pkt a) RODO | Do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu | |
| Przetwarzanie danych w ramach profilu Narodowego Instytutu Fryderyka Chopina oraz Muzeum Fryderyka Chopina na portalu Facebook | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes). Dane są współadministrowane przez Instytut i portal Facebook. | Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. | |
| Dane niezbędne wykorzystywane w procesie realizacji zamówienia, w szczególności: - Dane rachunku bankowego, z którego dokonano zapłaty - Dane zawarte w wystawionych rachunkach (fakturach VAT) | Rozliczenie zamówienia/usługi | Art. 18 ust. 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną; Art. 6 ust. 1 pkt b) RODO (niezbędność dla wykonania umowy) | Do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| Wykonanie obowiązków prawnych w zakresie księgowości i rachunkowości | Art. 6 ust. 1 pkt c) RODO (wykonanie obowiązków prawnych w zakresie księgowości) | ||
| Dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń | Art. 6 ust. 1 pkt f) RODO (prawnie uzasadniony interes) | Do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń | |
| Dane zawarte w korespondencji z Administratorem (w formularzach kontaktowych, systemie zgłoszeń, poczcie elektronicznej, aplikacji chat, korespondencji tradycyjnej) | Prowadzenie korespondencji, obsługa zgłoszeń, wniosków, zapytań lub reklamacji; wykazanie treści złożonych przez osobę oświadczeń lub żądań | Art. 6 ust. 1 pkt c) RODO (wykonanie obowiązków prawnych w zakresie odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą); Art. 6 ust. 1 pkt f) RODO (prawnie uzasadniony interes) | Do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń |
| Dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń | Art. 6 ust. 1 pkt f) RODO (prawnie uzasadniony interes) | Do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń | |
| Wszystkie opisane powyżej dane osobowe przetwarzane przez Administratora w systemach informatycznych | Wykonanie i przechowywanie kopii bezpieczeństwa; zapewnienie zdolności do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania; zapewnienie zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego | Art. 6 ust. 1 pkt c) RODO w zw. z art. 32 ust. 1 pkt b) i c) (wypełnienie obowiązków prawnych w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa, integralności i dostępności danych) | Zgodnie z wewnętrznym harmonogramem wykonywania kopii zapasowych |
Dane osobowe będą przechowywane przez dłuższy okres niż wskazany w powyższej tabeli, jeżeli taki okres wynika z obowiązujących przepisów prawa.
Prawo wycofania zgody. Jeżeli Administrator przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, zgoda taka może zostać wycofana w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawa osoby w zakresie przetwarzania jej danych osobowych. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa dotyczące jej danych osobowych:
Osoba może wykonać powyższe prawa poprzez kontakt z Administratorem w dowolny ze wskazanych powyżej sposobów. Dotyczy to także wycofania udzielonych zgód. Przy kontakcie na odległość Administrator może żądać podania danych osobowych w celu weryfikacji tożsamości.
Odbiorcy danych. Dane mogą być ujawniane podmiotom działającym na zlecenie Administratora lub wykonującym na jego rzecz usługi, w szczególności:
Dane mogą zostać ujawnione także:
Prawo skargi. Osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że jej dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Operator stosuje różnego rodzaju mechanizmy ochronne wobec danych osobowych, w szczególności:
Hasła użytkowników nie są zapisywane w bazie w sposób jawny ani szyfrowane w sposób odwracalny.
Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL).
Operator stosuje środki ochrony przed utratą danych (np. macierze dyskowe, regularne kopie bezpieczeństwa).
Operator stosuje adekwatne środki ochrony miejsc przetwarzania na wypadek pożaru (np. specjalne systemy gaśnicze).
Operator stosuje adekwatne środki ochrony systemów przetwarzania na wypadek nagłej awarii zasilania (np. podwójne tory zasilania, agregaty, systemy podtrzymania napięcia UPS).
Operator stosuje środki fizycznej ochrony dostępu do miejsc przetwarzania danych (np. kontrola dostępu, monitoring).
Operator stosuje środki zapewnienia odpowiednich warunków środowiskowych dla serwerów jako elementów systemu przetwarzania danych (np. kontrola warunków środowiskowych, specjalistyczne systemy klimatyzacji).
Operator stosuje rozwiązania organizacyjne dla zapewnienia możliwie wysokiego stopnia ochrony i poufności (szkolenia, wewnętrzne regulaminy, polityki haseł itp.).
Operator powołał Inspektora Ochrony Danych.
Serwis korzysta z plików cookies.
Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i są przeznaczone do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu.
Pliki cookies wykorzystywane są w następujących celach:
W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
Oprogramowanie do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać zmiany ustawień w tym zakresie. Przeglądarka internetowa umożliwia usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera pomoc lub dokumentacja przeglądarki internetowej.
Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu.
Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu wykorzystywane mogą być również przez współpracujące z operatorem Serwisu podmioty, w szczególności dotyczy to firm: Google (Google Inc. z siedzibą w USA), Facebook (Facebook Inc. z siedzibą w USA), Twitter (Twitter Inc. z siedzibą w USA).
Operator korzysta z usługi Google Analytics w celu analizy ruchu na stronie.
Operator korzysta z remarketingu, czyli działań, dzięki którym sieci reklamowe mogą wyświetlić Użytkownikowi przekazy reklamowe dopasowane do jego zachowania w Serwisie. Warunkiem technologicznym takich działań jest obsługa plików cookie.
W zakresie informacji o preferencjach Użytkownika gromadzonych przez sieć reklamową Google Użytkownik może przeglądać i edytować informacje wynikające z plików cookies przy pomocy narzędzia: https://www.google.com/ads/preferences/
Jeśli Użytkownik nie chce otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Zastrzegamy, że wyłączenie obsługi plików cookies niezbędnych dla procesów uwierzytelniania, bezpieczeństwa, utrzymania preferencji użytkownika może utrudnić, a w skrajnych przypadkach może uniemożliwić korzystanie ze stron www.
W celu zarządzania ustawienia cookies wybierz z listy poniżej przeglądarkę internetową, której używasz i postępuj zgodnie z instrukcjami:
Urządzenia mobilne:
Information
Organiser & partners
